Eingeschränkte Zugangseröffnung nach § 3 a Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz

Die Verwaltungsgemeinschaft Uder besitzt derzeit nicht die organisatorischen und technischen Voraussetzungen, um verschlüsselte und/oder mit einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz versehene E-Mail-Posteingänge entgegenzu­nehmen. Daher ist eine Verwendung der E-Mail-Kommunikation für die gesetzlich vorgeschriebene förmliche Zustellung von Dokumenten (Schriftformerfordernis) nicht möglich. Die VG Uder bietet die Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich in Thüringen die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Landes Thü­ringen (ThürVwVfG).

Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Em­pfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die VG Uder der hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet: Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z. B. Widersprüchen) unterschieden.

Formgebundene Schreiben

Schreiben, für die das Gesetz die Schriftform anordnet, wie z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch E-Mail übermitteln. Dies ist bei der VG Uder derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des Verwaltungsverfahrens­gesetzes durch eine qualifizierte Signatur möglich.

Wir bitten Sie, in diesen Fällen wie gewohnt die Papierform mit der entsprechenden Unterschrift zu verwenden.

Einfache formlose Schreiben

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die VG Uder ist für den ein­fachen formlosen Schriftverkehr möglich. Folgende Punkte sind hierbei zu beachten:

• E-Mails können Sie an die allgemeine E-Mailadresse oder direkt an die Ihnen bekannte Adresse des zuständigen Fachamtes richten.
• Die VG Uder der nimmt E-Mails in den Formaten „Text“ entgegen.
• Eingehende E-Mails werden vor der Weiterleitung analysiert und nach festgelegten Regeln auf schädliche Inhalte, gefährlichen Anlagen und Computer-Viren untersucht.
• Folgende Dateiformate in E-Mailanhängen werden derzeit durch das System akzeptiert:
  • Textdateien (*.txt)
  • Rich Text Format (*.rtf)
  • Microsoft Word (*.doc, *.dot)
  • Microsoft Excel (*.xls)
  • Portable Data File (*.pdf)
  • Bilddateien (*.jpg;*.jpeg;*.bmp;*.tif)
• Es dürfen in allen zulässigen Formaten keinerlei automatisierte Abläufe oder Programmierungen (Makros) verwendet werden.
• E-Mails werden bis zu einer maximalen Gesamtgröße von 5 Megabyte ange­nommen.
• Bitte berücksichtigen Sie, dass bei größeren E-Mails mit längeren Zustellzeiten zu rechnen ist.

Entsprechend § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes Thüringen kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form“ ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die VG Uder nimmt derzeit aus technischen und organisatorischen Gründen keine verschlüsselten und signierten E-Mails an. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb in diesen Fällen auf eine papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen. Soweit eine förmliche Zustellung notwendig ist, beachten Sie bitte, dass dies auf elektronischem Weg leider nicht möglich ist.

Wenn Sie per E-Mail an die VG Uder herantreten, werden wir Ihnen wenn möglich auch per E-Mail antworten, sofern es sich um allgemeine Informationen handelt. Vertrauliche Daten werden von uns zu Ihrem eigenen Schutz ausschließlich auf dem Postweg versendet. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mailverkehr und dem Einsatz verschiedener Filter und Firewallsysteme können wir nicht garantieren, dass eine versandte E-Mail in jedem Fall den Adressaten auch erreicht. Diese Hinweise gelten ausschließlich nur für die elektronische Kommunikation mit der VG Uder.